Smart Docs

Обновлено: 24.08.2021 15:56 MSK

Обратите внимание: Чтобы использовать функцию Smart Docs, у вас должна быть учетная запись Google Drive, Microsoft OneDrive или SharePoint для подключения. Функция Smart Docs доступна только в планах Advanced, Professional и Enterprise.

С помощью функции Smart Docs вы можете сэкономить время в процессе работы над сделкой: в пару кликов документ автоматически заполнится соответствующей информацией о сделке, контакте или продукте из вашей учетной записи Pipedrive.

Затем вы можете отправить документ клиенту с отслеживаемой ссылкой и получить уведомление, когда клиенты начнут работать с вашими документами.



Подключение хранилища данных

Чтобы приступить к созданию документов, перейдите на страницу сведений о сделке и кликните на вкладку «Документы» > «Начать здесь».

Вам будет предложено подключиться к вашей учетной записи Google Drive, Microsoft OneDrive или SharePoint и предоставить Pipedrive разрешение на доступ к вашей учетной записи. Подключение к хранилищу позволит вам загружать существующие документы или шаблоны, которые вы уже сохранили для своих сделок. Любые созданные документы или шаблоны также будут автоматически сохранены на вашем диске.

После того, как вы подключите свою учетную запись, вы увидите возможность подключиться к личному или общему диску в качестве места хранения.

Обратите внимание: Подключение вашей учетной записи Google для Smart Docs отличается от настройки для Функция Google Drive Sync.

salesdocsconnect.gif

Вы также можете добавить и отключить свою учетную запись, перейдя в Инструменты и интеграции > Smart Docs и нажав + Добавить новую учетную запись.

Обратите внимание: Если у вас возникли проблемы с подключением или повторной аутентификацией Google Диска, перейдите в раздел «Разрешения Google» и удалите разрешения Pipedrive перед повторной попыткой подключения. Обратитесь в нашу службу поддержки, если проблема не исчезнет.

Настройка общего диска по умолчанию

Обратите внимание: Это доступно только для Professional и Enterprise планов.

Администраторы смогут видеть вкладку «Настройки компании» в настройках Smart Docs. Здесь вы можете выбрать место общего хранилища по умолчанию, чтобы хранить все документы и шаблоны вашей команды.

Настройка общего диска по умолчанию также гарантирует, что, когда шаблоны предоставлены другим пользователям, они будут храниться и доступны с одного и того же общего диска. Вы также можете удалить логотип Pipedrive из документов, которыми вы делитесь.

Вы можете узнать больше о том, как файлы хранятся в этой статье.



Создание шаблона

Обратите внимание: Все Администраторы могут создавать шаблоны по умолчанию. Если вы используете планы Professional или Enterprise, вы можете контролировать, кому в Pipedrive разрешено создавать или добавлять новые шаблоны, используя разрешение "Может создавать и импортировать шаблоны Smart Docs". Вы можете узнать больше о наборах разрешений в Pipedrive в этой статье.

После того, как вы подключили свою учетную запись, вы можете приступить к созданию документов и предложений для своих сделок. Вы можете создать документ напрямую, но мы рекомендуем сначала создать шаблон, чтобы сэкономить время для будущих документов.

Чтобы создать шаблон с нуля, перейдите на вкладку «Документы» > «Шаблоны» в детальном просмотре сделки и нажмите «+ Создать новый» > "Пустой шаблон". Вы также можете импортировать шаблон от вашего провайдера, если он у вас уже сохранен.

Обратите внимание: Если вы используете OneDrive, средство выбора файлов, редактор шаблонов и редактор документов будут отображаться в виде новых всплывающих окон. Если вы не видите всплывающих окон, вам необходимо включить всплывающие окна из Pipedrive в настройках вашего браузера.

Находясь в редакторе шаблонов, вы можете обновить имя шаблона, категорию и добавить любые поля сделки, контакта, продукта и времени для заполнения содержимого вашего шаблона.

Чтобы добавить поля Pipedrive в свой шаблон, вам нужно будет скопировать и вставить поле из правой части редактора шаблона в тело шаблона. Поле будет отображаться в квадратных скобках «[]» в шаблоне и будет автоматически заменено данными сделки, когда шаблон используется для документа.

salesdocstemplate.gif

Добавление полей продукта

Поля продукта будут работать с шаблоном, только если они существуют в таблице продуктов. Чтобы добавить таблицу товаров, сначала скопируйте и вставьте таблицу в тело шаблона. Таблица будет автоматически заполнена набором полей продукта по умолчанию, но вы можете настроить их в соответствии со своими предпочтениями.

salesdocproducts.gif

Закончив редактирование шаблона, вы можете нажать «Закрыть», чтобы сохранить его, или «Использовать для создания документа», чтобы сразу использовать шаблон для создания документа.

Как поделиться шаблонами со своей командой?

Обратите внимание: Расширенный общий доступ к шаблонам доступен только в планах Professional и Enterprise.

Вы можете использовать расширенный общий доступ к шаблону, чтобы автоматически делиться шаблоном с другими пользователями в Pipedrive. Чтобы поделиться шаблоном, откройте его для редактирования и кликните на вкладку «Разрешения». Вы можете предоставить пользователям два разных уровня разрешений:

  1. Может использовать этот шаблон — может просматривать шаблон и использовать его для создания новых документов, но не может редактировать или удалять исходный шаблон.
  2. Может редактировать этот шаблон — может просматривать, использовать, редактировать и удалять исходный шаблон.

Обратите внимание: Для успешного использования шаблона пользователю, с которым вы делитесь, также потребуется доступ к исходному файлу шаблона в вашем провайдере хранилища. По этой причине мы рекомендуем хранить все шаблоны и документы на общем диске. Вы можете настроить это в настройках Smart Docs. Подробнее о хранении документов читайте в этой статье.

После того, как шаблон был передан другому пользователю, он появится в разделе "Доступные мне" галереи шаблонов.



Создание документа

Обратите внимание: Пользователи тарифных планов Professional или Enterprise смогут запрашивать подписи с помощью функции Smart Docs. Узнайте больше об этой функции в этой статье.

Чтобы создать документ для сделки, кликните на вкладку «Документы» в детальном просмотре сделки. Вы увидите варианты создания документа из ранее созданного шаблона, создания его с нуля или импорта документа, если он уже был создан.

Обратите внимание: Вы можете импортировать документы только из подключенной учетной записи Google Диска, Microsoft OneDrive или SharePoint.

Если вы решили создать документ из существующего шаблона, нажмите «Из шаблона» и выберите шаблон, который хотите использовать. Появится редактор документа со всеми полями Pipedrive, заполненными данными сделки.

Если в сделке отсутствует какая-либо информация о полях, включенная в используемый шаблон, то информация не заполнится и вы увидите те же квадратные скобки.

Документ будет автоматически сохраняться под вашей сделкой по мере вашей работы.



Просмотр и совместное использование документа

Google Drive — Если вы нажмете кнопку «Поделиться» в правом нижнем углу редактора документов, вы сможете поделиться документом, загрузить документ в формате PDF или удалить документ.

  • Запросить подписи (Professional и Enterprise) — запрашивать подписи у получателей документов.
  • Создать ссылку для общего доступа — сгенерируйте ссылку, чтобы поделиться версией этого документа в формате PDF только для чтения с вашими клиентами или другими заинтересованными сторонами в сделке. Он будет отображаться в окне браузера, как только получатель откроет его.
  • Загрузить файл в формате PDF — сохраните документ локально, чтобы вы могли прикрепить его к электронному письму или отправить напрямую своим клиентам.
  • Удалить — удалить ваш документ.

One Drive and SharePoint — Чтобы поделиться документом, вам сначала нужно закрыть редактор документов и нажать кнопку «...» (подробнее) в документе, созданном на странице сведений.

Когда вы делитесь своим документом по ссылке, у вас будет возможность отслеживать просмотры и настраивать уведомления по электронной почте, когда кто-то открывает документ.

Обратите внимание: Если вы используете тарифный план Professional или Enterprise, вы сможете удалить логотип Pipedrive из общих документов. Вы можете узнать больше об этой функции в этой статье.

Если вы включите опцию отслеживания просмотров, вы можете получать уведомления по электронной почте, когда ваш документ открывается в первый раз, каждый раз или никогда. В уведомлении по электронной почте будет указано, когда документ был открыт, чтобы вы могли точно знать, когда следует связаться с клиентом.

Обратите внимание: Наша функция отслеживания документов соответствует требованиям GDPR. Вы можете прочитать больше в этой статье.

После создания ссылки вы увидите, что она сохранена как версия в разделе «Готово» на странице сведений о вашей сделке с указанием количества просмотров и времени создания. После создания ссылки вы больше не сможете обновлять эту версию документа.

Могу ли я создать больше версий документа?

Если ваш документ необходимо отредактировать и обновить в процессе переговоров, вы можете легко создать дополнительные версии документа.

Чтобы создать другую версию документа, кликните на исходный документ, внесите необходимые обновления и сгенерируйте новую ссылку. Как только ссылка будет сгенерирована, вы увидите ее как версию 2 под своим документом:

Если вы хотите создать другую версию документа, вы можете отключить ссылку для первой версии, чтобы не было двух действующих версий документа. Для этого нажмите «...» первой версии и нажмите «Получить ссылку для совместного использования» > «Ссылка включена», чтобы отключить ссылку.


Эта статья помогла Вам?
Что мы можем сделать для улучшения данной статьи?